La transformación digital en los negocios es un fenómeno irreversible. Uno de los principales cambios derivados de este proceso es la futura obligatoriedad de emitir facturas electrónicas, que afectará tanto a autónomos como a empresas en España. Estos deberán adaptarse a esta nueva realidad para cumplir con los plazos establecidos por la nueva Ley Crea y Crece.

Muchos se preguntan cuándo comienza la obligación de la factura electrónica: ¿Será obligatoria en 2023?, ¿Cuáles son los plazos para que los profesionales se adapten?, ¿Qué especifica la ley sobre la obligatoriedad de la factura electrónica?, ¿Habrá sanciones por seguir emitiendo facturas en papel? ¡Continúa leyendo y te lo explicamos todo!

La nueva obligatoriedad de la factura electrónica es una de las medidas clave de la Ley Crea y Crece para combatir la morosidad comercial y facilitar la transición digital. Según lo establecido en la ley, los objetivos de implementar la factura electrónica obligatoria en España son los siguientes:

• Combatir la morosidad comercial, permitiendo un seguimiento más efectivo de las facturas y sus plazos de pago.
• Reducir los costos en las transacciones comerciales para las pymes.
• Impulsar la transformación digital dentro de las empresas, especialmente en las pymes.
• Promover el uso de medios electrónicos para las transacciones comerciales.
• Aumentar el control para prevenir el fraude fiscal por parte de la Agencia Tributaria.
• Facilitar la presentación de las autoliquidaciones de impuestos. Con los datos de las facturas electrónicas, la Agencia Tributaria podrá simplificar la presentación de los modelos fiscales para autónomos y pymes.

Para cumplir con la nueva Ley de factura electrónica en España, es importante seguir una serie de pasos y cumplir con ciertos requisitos establecidos por la normativa. Aquí te detallo las acciones necesarias para adaptarte a esta legislación:

• Conocer la Legislación: Familiarízate con la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y la Ley Antifraude (Ley 11/2021). Estas leyes establecen los marcos normativos y los plazos de adaptación para la facturación electrónica.
• Seleccionar un Software Certificado: Asegúrate de utilizar un software de facturación que esté certificado y cumpla con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria. Este software debe ser capaz de generar facturas electrónicas en el formato exigido y garantizar la autenticidad e integridad de las mismas.
• Formatear Correctamente las Facturas: Las facturas electrónicas deben incluir todos los datos requeridos por la normativa, tales como el número de factura, datos del emisor y receptor, NIF, fecha de emisión, descripción de las operaciones, base imponible, impuestos aplicables y firma electrónica.
• Implementar Firmas Electrónicas: Utiliza certificados electrónicos para firmar digitalmente las facturas. Esto garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura.
• Adaptar los Procesos Internos: Revisa y ajusta los procesos internos de tu empresa para incluir la emisión, recepción y almacenamiento de facturas electrónicas. Esto puede implicar cambios en el software de gestión y en los procedimientos administrativos.
• Informar y Formar al Personal: Es fundamental que el personal encargado de la facturación esté bien informado y capacitado en el uso del nuevo sistema de facturación electrónica. Organiza sesiones de formación para asegurar una transición fluida.
• Monitorear y Adaptarse a los Cambios: Mantente al día con cualquier actualización legislativa o normativa que pueda afectar la facturación electrónica. Las leyes y regulaciones pueden cambiar, y es importante estar preparado para adaptarse a estos cambios rápidamente.
• Gestionar la Transición: Si tu empresa aún no ha comenzado a utilizar la facturación electrónica, aprovecha el período de transición para implementar estos cambios. Esto evitará sanciones y asegurará que tu empresa esté en cumplimiento con la normativa cuando los plazos sean obligatorios.

Cumpliendo con estos pasos, tu empresa podrá adaptarse a la nueva Ley de factura electrónica de manera efectiva y cumplir con todas las regulaciones establecidas por las autoridades fiscales en España.

En España, no adaptarse a la facturación electrónica cuando es obligatorio puede conllevar varias sanciones legales y administrativas. Estas incluyen:

• Sanciones Económicas: Las empresas que no cumplan con las obligaciones de facturación electrónica pueden enfrentar multas impuestas por la Administración Tributaria. La cuantía de estas sanciones depende de la gravedad de la infracción y del volumen de facturación afectado.
• Invalidez de las Facturas: Las facturas que no cumplan con los requisitos establecidos por la normativa pueden ser consideradas no válidas desde el punto de vista fiscal. Esto puede generar problemas al deducir el IVA u otros impuestos, incrementando la carga fiscal para la empresa.
• Dificultades en Transacciones Comerciales: No adherirse al reglamento de facturación electrónica puede limitar la capacidad de la empresa para realizar transacciones comerciales con otras compañías que exijan facturas electrónicas, lo que afectaría negativamente el negocio.
• Incumplimiento de Contratos con la Administración Pública: Si una empresa tiene contratos con la Administración Pública y no cumple con las obligaciones de facturación electrónica, podría estar incumpliendo estos contratos, lo que podría derivar en diversas consecuencias legales y financieras.
• Otras Consecuencias: Adicionalmente, la no adaptación a la facturación electrónica puede resultar en sanciones específicas establecidas por la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude, incluyendo sanciones por no utilizar software certificado y no cumplir con los requisitos de autenticidad e integridad de las facturas.

Para evitar estas sanciones, es crucial que las empresas y autónomos se mantengan informados sobre las últimas actualizaciones legales y cumplan con las obligaciones de facturación electrónica.

Aunque muchos profesionales ya están acostumbrados a emitir facturas electrónicas y es obligatorio en las operaciones con las administraciones públicas, todavía hay muchas pymes que no han digitalizado su proceso de facturación.

Afortunadamente, la obligación de la factura electrónica no se implementa de inmediato, sino que hay un período de transición para que los autónomos se adapten. Este plazo comenzará a contarse desde la aprobación del reglamento específico para la factura electrónica, que aún está pendiente.

El 28 de septiembre de 2022 se publicó en el BOE la Ley 18/2022. El 7 de marzo de 2023 se abrió a consulta pública el reglamento específico para la factura electrónica y una vez aprobado, comenzará el plazo de adaptación y emisión de facturas electrónicas.

Plazo para empresas que facturen más de 8 millones

Las empresas con un volumen de facturación anual superior a los 8 millones de euros tendrán un año desde la entrada en vigor del reglamento de la factura electrónica para adoptar la factura electrónica obligatoria en todas sus operaciones comerciales.

Se prevé que el reglamento específico se apruebe para finales de 2023 o principios de 2024, por lo que las empresas que facturen más de 8 millones tendrán hasta finales de 2024 o principios de 2025 para adaptarse completamente a la nueva realidad de facturación electrónica.

Plazo para empresas que facturen menos de 8 millones

Las empresas y autónomos con una facturación anual menor a los 8 millones de euros tendrán dos años después de la entrada en vigor del reglamento específico para empezar a emitir facturas electrónicas.

Recientemente, el Ministerio de Economía ha actualizado las fechas y ha comunicado que habrá un año adicional, es decir, un total de tres años después de la entrada del reglamento para que los autónomos se adapten completamente a esta obligación y tengan que informar en tiempo real sobre los estados de sus facturas a los proveedores o a la Agencia Tributaria.

Por lo tanto, si el reglamento específico se aprueba a finales de 2023 o principios de 2024, las empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones deberán haber adoptado la factura electrónica obligatoria antes de finales de 2025 o principios de 2026.

Sin embargo, no será hasta finales de 2026 o principios de 2027 cuando los autónomos persona física también deban informar sobre el estado de sus facturas. Esta obligación afectará a todos los autónomos que reciban una factura electrónica y deberán remitir en un plazo máximo de cuatro días a sus proveedores cierta información, como la aceptación o rechazo de la factura y la fecha o momento en que se hizo efectivo el pago completo o parcial.

La obligación de informar sobre el estado de la factura electrónica también afectará a los autónomos que utilicen el software público de Hacienda, solo que en este caso no tendrán que informar a sus proveedores, sino directamente a la Agencia Tributaria.