Descubre cómo la facturación electrónica está revolucionando el ámbito empresarial y por qué su adopción universal es crucial.

Gracias a la digitalización, hemos logrado transformar y optimizar de manera significativa muchos de los procesos en el ámbito empresarial. El próximo paso es universalizar la facturación electrónica en todas las relaciones comerciales.

A pesar de que aún es un desafío pendiente para muchas empresas y autónomos en nuestro país, las administraciones están convencidas de que digitalizar la facturación es el camino a seguir para avanzar como sociedad y combatir la morosidad y el fraude fiscal.

En este artículo te explicamos en qué consiste la facturación electrónica, las ventajas que ofrece y por qué es fundamental que empieces a familiarizarte con ella.

La facturación electrónica no es más que la digitalización de las facturas que las empresas o trabajadores autónomos emiten para cobrar los productos o servicios prestados. De esta manera, una factura electrónica, al igual que una en papel, sirve para justificar ciertas operaciones comerciales o financieras.

Es decir, el concepto de factura no cambia y mantiene los mismos efectos legales, pero el formato en el que se expide y recibe es electrónico. Ahora bien, su emisión está sujeta al consentimiento de su destinatario, lo que no ocurre con las facturas tradicionales en papel.

En 2014, la Unión Europea promovió la adopción de la factura electrónica en sus estados miembros y en 2019 estableció un formato común obligatorio para las relaciones B2G en Europa.

Desde entonces, la digitalización de la facturación ha avanzado considerablemente, y muchos países ya requieren facturas electrónicas en los intercambios comerciales con el sector público. En España, la factura electrónica se convirtió en obligatoria en enero de 2015 para todos los proveedores de la Administración pública cuyas facturas superen los 5.000 euros.

Como resultado, todas las empresas que interactúan comercialmente con las Administraciones públicas han tenido que adaptarse al nuevo modelo y enviar sus facturas a través de un formato estructurado conocido como Facturae. Aunque esta obligatoriedad actualmente solo se aplica a este tipo de operaciones, se prevé que también se impondrá en las relaciones B2B.

La razón por la que las Administraciones públicas y algunas empresas están adoptando la factura electrónica es que presenta numerosas ventajas en comparación con el sistema de facturación tradicional, que pronto quedará obsoleto. Entre los beneficios se encuentran el ahorro económico, ciclos de tramitación más cortos, menor probabilidad de fraude, menor impacto medioambiental, reducción de errores humanos, ahorro de espacio de almacenamiento, acceso rápido y ágil, y mayor seguridad en el envío.

Estas ventajas demuestran que la factura electrónica ha llegado para quedarse, marcando un cambio significativo en el funcionamiento diario de las empresas. Sin embargo, también tiene algunas desventajas, como la obligación para empresas y autónomos de adquirir un programa de facturación, lo que implica un coste adicional y un proceso de aprendizaje.

Las facturas electrónicas deben contener toda la información necesaria sobre la transacción realizada, así como los datos de ambas partes involucradas. Es decir, deben incluir los mismos datos que las facturas tradicionales en papel, conforme al Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Esto incluye:

• Número de factura y serie (si es aplicable).
• Datos identificativos del emisor y del receptor.
• NIF del emisor y del receptor.
• Fecha de emisión.
• Fecha de prestación de los servicios.
• Concepto o descripción de las operaciones.
• Base imponible (precio de las operaciones sin incluir impuestos).
• Tipo impositivo e impuestos aplicables.

El mencionado Real Decreto establece ciertos requisitos para asegurar la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas. En el caso de la factura electrónica, la legibilidad del documento es garantizada por el programa informático utilizado para su creación o recepción.

La autenticidad e integridad pueden asegurarse mediante diversos métodos, como la firma electrónica con certificado digital o el intercambio electrónico de datos EDI, entre otros.

Además, para que la factura electrónica sea legal a partir de 2024 o 2025, se requerirán requisitos adicionales. Los principales son:

• Que sean emitidas a través de un programa de facturación de la Agencia Tributaria o un software certificado.
• Que contengan un código alfanumérico identificativo y un código QR.
• Que estén emitidas en un formato accesible para los destinatarios.
• Que incluyan la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VeriFactu”, asegurando así el cumplimiento de todas las obligaciones tributarias.

Para hacer una factura electrónica, sigue estos pasos básicos:

• Selecciona un software de facturación: Elige una plataforma que cumpla con las normativas legales de tu país.  Algunas opciones populares incluyen Holded, FacturaDirecta y Sage.
• Accede a la plataforma: Entra en tu cuenta del software de facturación.
• Crea una nueva factura: Busca el botón o la opción que permite crear una nueva factura. Esto generalmente está claramente visible en la interfaz del usuario.
• Introduce los datos del cliente: Selecciona al contacto del cliente si ya está registrado o crea uno nuevo ingresando sus datos.
• Rellena los detalles de la factura: Incluye toda la información necesaria como número de documento, fecha de emisión, descripción de los productos o servicios, cantidad, precio unitario, impuestos aplicables, y cualquier otro detalle relevante.
• Verifica los requisitos legales: Asegúrate de que tu factura cumpla con todos los requisitos legales, como la inclusión del NIF del emisor y receptor, la autenticidad e integridad de los datos mediante firma electrónica o métodos equivalentes, y cualquier otro elemento necesario según las normativas locales.
• Revisa y guarda la factura: Antes de enviar, revisa toda la información para asegurarte de que es correcta. Guarda la factura en el formato requerido (por ejemplo, Facturae en España).
• Envía la factura: Utiliza la funcionalidad del software para enviar la factura electrónica al cliente. Esto generalmente se puede hacer por correo electrónico directamente desde la plataforma.

Programas de facturación recomendados:

Existen varios programas de facturación gratuitos y de pago que pueden ayudarte en este proceso. 

Beneficios de la facturación electrónica:

• Ahorro de tiempo y costos.
• Mayor seguridad y reducción de errores.
• Cumplimiento legal.
• Mejora en la gestión y control de las finanzas.

La facturación electrónica no solo facilita el proceso de cobro, sino que también es una herramienta eficaz para optimizar y modernizar la gestión empresarial.

En el ámbito de la facturación electrónica, existen varios tipos de facturas que cumplen diferentes funciones y requisitos legales. Estos son algunos de los tipos más comunes:

• Factura completa u ordinaria: Esta es la factura estándar que contiene toda la información requerida para una transacción comercial. Incluye datos como el número de factura, fecha de emisión, datos del emisor y receptor, descripción de los productos o servicios, cantidad, precio, impuestos, entre otros.
• Factura simplificada: Este tipo de factura se utiliza para transacciones de menor cuantía. No requiere tantos detalles como la factura completa, pero debe incluir al menos el número de factura, la fecha de emisión, la identificación del emisor, la descripción de los productos o servicios y el importe total con impuestos incluidos.
• Factura rectificativa: Se emite para corregir errores en una factura previamente emitida. Debe hacer referencia a la factura original y especificar las correcciones realizadas.
• Factura recapitulativa: Agrupa varias operaciones realizadas en un periodo determinado. Es útil para simplificar la contabilidad y reducir la cantidad de facturas individuales.
• Factura proforma: No tiene validez fiscal y se utiliza para informar al cliente sobre los detalles de una futura transacción. Funciona como una especie de presupuesto formal que puede ser confirmado posteriormente.
• Factura electrónica: Es una versión digital de la factura ordinaria, que cumple con los mismos requisitos legales pero se emite y recibe en formato electrónico. Debe garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad a través de métodos como la firma electrónica o el intercambio electrónico de datos (EDI).

Cada tipo de factura electrónica tiene su uso específico según las necesidades de la empresa y la naturaleza de la transacción. La implementación y uso adecuado de cada tipo puede mejorar significativamente la eficiencia y precisión en la gestión de facturación.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica? Aunque actualmente es opcional, la Ley Crea y Crece establece que la factura electrónica será obligatoria para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales a partir del 2025.

El objetivo de esta ley, según el Ministerio, es combatir la morosidad y “garantizar la trazabilidad y control de pagos entre empresas y trabajadores por cuenta propia”. Todo esto se logrará a través de la universalización de la factura electrónica.

Ante esta normativa, que fue aprobada en 2022, es recomendable que las pymes y autónomos empiecen a familiarizarse con la facturación electrónica. Para emitir facturas de este tipo, las empresas pueden utilizar un programa de facturación informático o un prestador de servicios. En cualquier caso, estos documentos deben firmarse con el certificado electrónico correspondiente.

Las Administraciones del País Vasco están a la vanguardia en lo que respecta a la facturación electrónica, habiendo lanzado un proyecto innovador para combatir el fraude fiscal que requerirá el uso de un software de facturación por todas las personas y empresas que realicen actividades económicas.

Este sistema, conocido como TicketBAI, permitirá a las Haciendas Forales vascas monitorear todas las facturas emitidas en la región y registrar todas las transacciones efectuadas, con el fin de asegurar el cobro correcto de los impuestos correspondientes.

TicketBAI comenzó a funcionar el 1 de octubre de 2020 para aquellas empresas vascas que optaran por adoptarlo voluntariamente. Su implementación obligatoria se pospuso debido a la pandemia, pero ya está en vigor en Guipúzcoa y en Álava.

En la provincia de Vizcaya, su uso será obligatorio a partir de enero de 2024. Es probable que un sistema similar se implemente en otras comunidades autónomas de España en el futuro, dependiendo del éxito que tenga TicketBAI en el País Vasco.

Si un proveedor no emite una factura electrónica cuando es obligatorio, podría enfrentar diversas sanciones legales y administrativas, tales como multas, penalidades, o incluso la suspensión de sus actividades comerciales. Es crucial cumplir con las regulaciones fiscales y legales pertinentes para evitar estas consecuencias negativas.