En el mundo empresarial actual, los asistentes administrativos y contables desempeñan roles cruciales para el funcionamiento eficiente de cualquier organización.

Este artículo explora en detalle las funciones y responsabilidades de estos profesionales y destaca la importancia de su trabajo. Si estás interesado en desarrollar una carrera en este campo, nuestros cursos online certificados en Estudio Formación pueden ofrecerte la formación necesaria para tener éxito.

Las funciones de un asistente administrativo y contable incluyen la atención a proveedores y clientes, tanto de manera telefónica como presencial, así como el contacto con entidades financieras. Se encargan del registro oportuno de facturas en el sistema y del control de pagos a proveedores, parafiscales, impuestos y tributos. Además, supervisan los egresos, elaboran reportes de ventas y realizan el seguimiento de las cuentas por cobrar para asegurar un rápido retorno de la inversión. También gestionan y controlan archivos importantes. Estas funciones son cruciales porque garantizan que todas las operaciones financieras y administrativas se lleven a cabo de manera eficiente y sin errores, contribuyendo así a la estabilidad y el crecimiento de la empresa.

El Auxiliar administrativo es un profesional que contribuyen a asegurar el correcto y eficiente funcionamiento del departamento de administración dentro de una organización. Desempeñan una gran variedad de tareas que optimizan el desarrollo oportuno y mantienen una información precisa.

Funciones de asistente administrativo y contabilidad :

• Auxiliar contable: un asistente contable se encarga principalmente de realizar el trabajo de campo dentro del departamento, lo que significa que debe tener conocimientos sobre cómo analizar cuentas y balances contables, además de coordinar procesos de compra y venta y, en muchas ocasiones, calcular los salarios.
• Asistente administrativo contable: es parte de los profesionales del área administrativa y contable, y ocupa un puesto con tareas muy significativas dentro de una empresa. Como su nombre lo indica, la persona en este cargo debe tener conocimientos tanto en administración como en contabilidad. Esta posición se encuentra principalmente en pequeñas y medianas empresas (pymes), ya que, debido a su operatividad, una misma persona puede realizar ambas funciones.

Sin importar si la empresa es privada o del sector público, dentro de las funciones del asistente administrativo y contable está realizar el trabajo de campo.

Las funciones de un auxiliar administrativo y contable incluyen:

El manejo administrativo operacional:

Consiste esencialmente en las actividades diarias, entre las cuales se incluyen:

• Atención a proveedores.
• Atención telefónica y presencial a clientes.
• Contacto con las entidades financieras.
• Registro oportuno de las facturas en el sistema.
• Control de pagos a proveedores, parafiscales, impuestos y tributos.
• Supervisión de los egresos.
• Reportes de ventas.
• Seguimiento a las cuentas por cobrar para asegurar un rápido retorno de la inversión.
• Gestión y control de archivos.

Operaciones comerciales:

Se encargan de buscar diversas opciones presupuestarias para cualquier compra o gasto necesario para la operación de la empresa, como papelería, servicios, materiales de limpieza, etc. Estas opciones se comparan e informan a la dirección para que pueda elegir la más óptima.

Manejo del inventario:

A menudo, las funciones del asistente administrativo y contable incluyen la gestión o participación en la toma de inventario, ya sea para llevar un control de los activos y pasivos del negocio o para realizar ajustes necesarios.

Facturación:

Aunque se recomienda que la facturación sea manejada por un cargo separado por la salud financiera de la empresa, el asistente administrativo contable debe asegurar que las facturas cumplan con el marco legal vigente y verificar:

• Registro y control de notas de crédito.
• Notas de débito.

Conciliaciones bancarias:

Esta es una de las principales funciones, ya que no debe haber diferencias en los estados de cuenta bancarios de la empresa. Es la mejor manera de controlar los ingresos y egresos realizados.

Declaraciones y pagos fiscales:

En este ámbito se encuentran diversas obligaciones relacionadas con impuestos y tributos, donde se debe asegurar el cumplimiento de las leyes vigentes y la declaración y pago oportuno de las diferentes contribuciones. Dependiendo del país, las obligaciones fiscales y tributarias incluyen:

• Declaración y pago del IVA.
• Declaración y pago de retenciones de IVA a proveedores.
• Declaración y pago de retenciones de ISLR a proveedores.
• Declaración y pago del ISLR estimado sobre las ventas mensuales.
• Declaración y pago del ISLR anual.
• Pago a las diferentes alcaldías.
• Pago de patente.

Parafiscales:

Son contribuciones obligatorias impuestas por la ley a los empleadores, generalmente gestionadas por el asistente administrativo contable si no hay un departamento de recursos humanos.

Elaboración de libros contables:

Una de las funciones más importantes del asistente administrativo y contable es la elaboración de libros contables, verificando todas las cuentas de la empresa. Aunque anteriormente esta tarea se realizaba manualmente, hoy en día se utilizan programas que integran administración, nómina y contabilidad, facilitando el análisis de ingresos y egresos.

Informes de contabilidad:

Todas las funciones del asistente administrativo y contable se reflejan en un conjunto de informes que se envían a los responsables de los departamentos correspondientes.

Proyección financiera y flujo de caja:

La proyección financiera indica la situación de liquidez de la empresa y se alimenta del flujo de caja. El flujo de caja generalmente se realiza a diario para un mejor control, mientras que la proyección se lleva a cabo semanalmente.

Proyección de los estados financieros:

Los informes contables también se utilizan para realizar predicciones futuras que ayudan a establecer las estrategias financieras de la empresa.

Las funciones de un asistente administrativo y contable son fundamentales para asegurar el buen funcionamiento de una empresa, ya que se encargan de gestionar eficientemente las tareas administrativas y contables. Su trabajo permite mantener una organización precisa de la documentación, garantizar el cumplimiento de obligaciones financieras y tributarias, y facilitar la toma de decisiones basadas en datos precisos. Esto contribuye directamente a la estabilidad financiera y operativa de la empresa, así como a su crecimiento y éxito a largo plazo.

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